In unserem Blog geht’s um:
Outsourcing mit Virtuellen Persönlichen Assistenten (VPAs)

Aufgaben und Diktate per Diktiergerät an den Persönlichen Assistenten schicken

9. März 2012 in Allgemein,Tools

Simpel und wirkungsvoll – diktieren

Früher haben nur Chefs Diktiergeräte benutzt. Die Sekretärin hatte dann die Aufgabe, Texte vom Diktiergerät zu transkribieren. Das geht heute viel einfacher und von beinahe überall aus. Alles, was man braucht, ist ein Smartphone (oder ein PC) und natürlich Internet.

Die Idee ist nicht neu, aber die Anwendung hat in unserem Kontext entscheidende Vorteile. Darauf wurde ich neulich aufmerksam, als ich für meine Freundin auf meinem iPhone ein paar Dinge eintippte, die ihr gerade so durch den Kopf gingen. Das können To-Dos, Ideen oder konkrete Arbeitsanweisungen sein. Entscheidend ist, dass man sich beim verbalen Output besser auf den Fluss der Ideen einlassen kann. Ich tippte also, Sie redete. Dann sagte Sie: “Ach, das ist viel angenehmer so.” Bingo! Denn angenehm soll es sein.

Was kann ich meinem VPA (Virtueller persönlicher Assistent) diktieren?

  • Texte und Korrespondenz (á la Chef)
  • To-Dos und Aufgaben

Beispiel:

“Bitte schreibe eine E-Mail an Frau Schmitt. Text wie folgt: ‘Guten Tag Frau Schmitt, vielen Dank für das nette Gespräch gestern. Ich werde wie besprochen das Angebot vorbereiten und Ihnen zukommen lassen. Was die offenen Punkte zu Ihrer Marketing-Strategie angeht, würde ich ein Treffen mit meinem Kollegen Franz Müller vorschlagen. Mein Assistent wird sich mit Ihnen und Herrn Müller wegen einer Terminvereinbarung in Verbindung setzen. Ich wünsche Ihnen noch viel Erfolg bei Ihrem Launch nächste Woche. Mit freundlichen Grüßen’ Textende.
Bitte setze Herrn Müller ins ‘cc’ und erkundige Dich zuerst bei ihm, wann er das nächste Mal in der Stadt ist. Der Termin ist nicht eilig.
Außerdem bitte eine Erinnerung in meinem Kalender anlegen, dass ich nächsten Montag gegen 10 Uhr bei Frau Schmitt anrufe und mich wegen dem Angebot erkundige. Danke.”

Die Idee ist klar, oder? Wie genau machen wir das jetzt technisch? Folgendermaßen…

Diktergerät an VPA

iPhone (oder ähnliche Smartphones) als Diktiergerät

Jedes iPhone kommt von Haus aus mit der kleinen App “Sprachmemos”. Es gibt zahlreiche Varianten von Diktier-Apps im AppStore, aber für unsere Zwecke genügt die native. Der Vorteil, in das Smartphone zu sprechen und die Aufnahme anschließend an den VPA zu schicken, liegt in der Einfachheit und dem Impromput-Charakter der Anwendunng, d.h. es fällt mir etwas ein und ich spreche es einfach “auf Band” und damit aus dem Kopf. Die Aufnahmen verbleiben zur späteren Referenz auf dem Smartphone und sind zusätzlich in Dropbox oder E-Mail zu finden.

  • Sprachmemos öffnen
  • Aufnahme-Button drücken
  • Memo einsprechen (muss gar nicht perfekt sein)
  • Dann die Listen-Ansicht öffnen und ggf. das Diktat noch einmal anhören
  • Auf den kleinen Pfeil rechts in der Leiste drücken
  • Dann “Senden”
  • “E-Mail” (oder Nachricht, wenn Ihr VPA z.B. iMessage oder Messages verwendet)
  • Adresse eintragen (assistenz@domain.de) (in diesem Artikel beschreibe ich, warum es sinnvoll ist, diese E-Mail-Adresse von Ihrem VPA nutzen zu lassen)
  • abschicken

Am Computer

Das lässt sich auch am Computer machen, ist aber weniger praktisch. Sobald uns eine elegantere Lösung einfällt, werden wir diese ergänzen.
  • Am Mac einfach den Quicktime Player öffnen und neue Audio-Aufnahme wählen (lässt sich auch über den Shortcut crtl+alt+cmd+n aufrufen).
  • Die Audio-Datei exportieren und entweder
    • in einen dafür vorgesehenen Ordern in der Dropbox legen (VPA wird benachrichtigt)
    • per E-Mail an den Assistenten verschicken

Mehr Ideen…

Ich bin gespannt darauf, zu hören, welche weiteren Einsatzmöglichkeiten Sie finden. Bitte hinterlassen Sie doch einen kleinen Kommentar.
Falls Sie Fragen oder Probleme haben, schreiben Sie mir.

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