In unserem Blog geht’s um:
Outsourcing mit Virtuellen Persönlichen Assistenten (VPAs)

Die ersten Schritte mit Ihrem VPA (Virtueller Persönlicher Assistent)

4. März 2012 in Allgemein

Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen (Aristoteles)

Wir alle haben unsere festen Abläufe. Manche davon sind uns lieb und nützlich, andere verursachen immer wieder Probleme, Chaos oder führen dazu, dass etwas gar nicht oder nur erschwert erledigt werden kann. Wenn Sie nun beginnen, andere Leute für sich arbeiten zu lassen, einen Persönlichen Assistenten, einen Webdesigner oder einen Autor, besteht oftmals die Chance, diese neue Kooperation mit der Erfahrung aus den alten Fehlern ganz frisch aufzusetzen. Das ist ein bisschen, als ob man in eine neue Wohnung einzieht. Da noch nicht alles voller Möbel steht, ist wenig vorgegeben. Der Stil, die Dichte, die Farben, all das kann ganz neu zusammengestellt werden.

Es lohnt sich, gerade am Anfang die richtige Weichen zu stellen. Dabei können Sie jederzeit von der Erfahrung der Leute profitieren, die bereits umgesetzt haben, womit Sie gerade beschäftigt sind. Hier ist ein kleiner, aber wichtiger Tipp, für die Zusammenarbeit mit ihrem VPA (Virtuellen Persönlichen Assistenten):

Das zentrale Login

– wie Sie dafür sorgen, dass Ihr VPA Zugang zu allen wichtigen Plattformen und Tools hat

Für eine reibungslose Zusammenarbeit benötigt Ihr VPA zunächst eine Reihe von Daten, vieles davon hat mit E-Mail-Adressen, Passwörtern und Logins zu tun. Die meisten von uns machen sich früher oder später Gedanken darüber, was passiert, wenn der Mitarbeitende mal krank oder im Urlaub ist. Ganz davon zu schweigen, wenn er ersetzt werden müsste.

Wir lösen dieses Problem bzw. schränken es stark ein, indem wir folgendermaßen vorgehen:

  1. Legen Sie für Ihren Assistenten eine E-Mail-Adresse auf Ihrer Domain oder beispielsweise bei Google Mail an. Halten Sie den Namen der Adresse “generisch”, also nicht den Namen des VPA verwenden. Ein Vorschlag wäre “assistenz@domain.de”. Nutzen Sie ein IMAP-Konto, bei dem alle Nachrichten auf dem Server verbleiben und gleichzeitig von mehreren Geräten (oder Personen) gelesen und bearbeitet werden können.
  2. Geben Sie Ihrem VPA die Zugangsdaten und den Auftrag, alle weiteren Logins (Dropbox, Google Docs, Asana, Evernote, etc.) über die Assitenz-E-Mail einzurichten. Damit liegen alle Daten gesammelt in dem IMAP-Konto auf Ihrer Domain.

Alles klar? Fragen?

Ich hoffe, Sie bemerken den Unterschied. Wenn ein anderer VPA bei Ihnen für ein paar Tage einspringt, geben Sie ihm den Zugang zu dem E-Mail-Konto auf Ihrer Domain und er kann sich alles weitere zusammensuchen.

Wenn Sie ähnliche Erfahrungen gemacht haben oder das “zentrale Login” hilfreich finden, hinterlassen Sie doch einen Kommentar.

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Julian Murrell 22. März 2012 um 14:31

Hallo, danke für den Beitrag!

Guter Tipp, genauso habe ich es in der Zusammenarbeit mit meinem virtuellen Assistenten auch umgesetzt. Hinsichtlich e-mail Adresse kann ich Google Mail wärmstens empfehlen, damit kann man wirklich jede beliebige, externe e-mail Adresse abrufen und auch e-mails mit dieser e-mail Adresse aus Google Mail heraus verschicken!

In meinem Artikel “100% mehr Webseitenbesucher dank Traffic Prisma” – http://bit.ly/GFnIrh – beschreibe ich u.a., wie ich mit meiner persönlichen, virtuellen Assistentin zusammenarbeite.

Viele Grüße,
Julian

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