• Sie betreiben einen oder gar mehrere Blogs oder Webseiten, für die Sie regelmäßig neuen Content brauchen und kommen mit der Erstellung der Inhalte einfach nicht hinterher?
• Sie würden gerne dafür sorgen, dass auf Ihren Blogs der benötigte Content “voll-automatisch” erscheint?
• Sie haben oder finden einfach nicht die Zeit, sich selbst darum zu kümmern?

Kein Problem. Werden Sie zum Chefredakteur und lassen Sie Ihre VPAs den Rest übernehmen. Wir haben das bereits mit mehreren Kunden erfolgreich umgesetzt. Gerne zeige ich Ihnen hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Content-Erstellung mit Unterstützung Ihrer Virtuellen Persönlichen Assistenten.
Fangen wir doch einfach ganz von vorne an …

Wie Sie Content für Ihren Blog oder Ihre Website vollautomatisch erstellen lassen – mit VPAs

Vorbereitung

1. Keywords bzw. Artikel-Ideen recherchieren mit Google Suchvorschlägen und Google Alerts, Google Trends und anderen kostenlosen Tools

• Google Instant Search verwenden, um passende Suchen zu geplanten Keywords zu erhalten (Hier ein Beispiel: Sie suchen nach Ideen für Content für eine Nischenseite für Zimmerbrunnen. Ich tippe “zimmerbrunnen”, gefolgt von einem Leerzeichen in die Suchleiste. Nun, bevor Sie die “Eingabetaste” zum Start der Suche drücken, zeigt die Google Instant Search, welche populären Suchanfragen es gibt, die mit “zimmerbrunnen” beginnen. Ergebnis: Viele Nutzer möchten sich darüber informieren, wie sie einen Zimmerbrunnen “selber bauen” können. Wir haben unsere Keywords und können einen Artikel schreiben – vermutlich den besten im Netz, mit dem Titel “Zimmerbrunnen selber bauen”.
  

  Artikel Ideen mit Google Instant Search

• Google Alerts auf Keyword relevante News o.ä. setzen. Dann passenden Artikel schreiben (lassen)
• Google Trends
• Keyword-Datenbanken, z.B. http://www.ranking-check.de/tipps-tools/seo-tools/keyword-datenbank/
• Ermittlung kontextabhängiger Keywords: http://www.metager.de/asso.html
• Ermittlung von Suchphrasen, die aus mehreren Keywords zusammengestellt sind (sog. Long Tail-Keyowrds): http://www.seokai.com/tools/long-tail-keyword-tool/
• …

Zusätzlich schreibt der VPA, der mich bei der Recherche für diesen Artikel unterstützt hat – und Recht hat er:
“Unseres Erachtens ist es sehr wichtig, passende Keywords für die Texte zu definieren. Es wäre sinnvoll, wenn Sie uns bei der Auswahl von Keywords aktiv helfen würden, weil Sie die besten Kenntnisse über Ihren Blog oder Produkte, die Sie anbieten, besitzen. Des Weiteren sollte man die Keywords mit Ihrem SEO oder Web-Administrator abstimmen, damit sichergestellt wird, dass die bereits verwendeten On-Page-Suchmaschinenoptimierung mit der Off-Page-Maßnahmen im Einklang sind.”

Content erstellen (lassen)

2. Artikel mit Titel und entsprechenden Keywords beauftragen
3. Passende Bilder recherchieren, ggf. kaufen und einbinden
4. Artikel auf Blog einpflegen und Veröffentlichung planen

Blog-Content nutzen – die Nachbereitung

5. Links setzen (die richtige Mischung macht’s, z.B. ein Link auf 150 Wörter Text; einer von drei Links verweist auf informativ interessante Seiten (Wikipedia, Fach-Blogs, große Zeitschriften, …)
6. Auf Social Media Portalen die Veröffentlichung “posten” (Backlinks, Traffic, Credibility/Glaubwürdigkeit)

• ping.fm
• onlywire.com
• weitere händisch, z.B. Google+, XING, … (Software?)
• komplette Artikel posten: Posterous, Tumblr, WordPress.com, Blogger, …

7. In Artikelverzeichnissen eintragen, hier könnten evtl. Derivate des Beitrags genutzt werden. Siehe auch nächster Punkt “Optional”
8. ggf. Diskussion moderieren / Kommentare beantworten

Optional

• Artikel spinnen (vervielfältigen) und die Ergebnisse in Artikelverzeichnisse eintragen
• Themen-verwandte Blog-Artikel recherchieren und mit Backlink zum Artikel oder zur Domain einen Kommentar hinterlassen

Tipp

Wir empfehlen, komplette Themenkomplexe abzuarbeiten, um vollen Umfang der Recherche-Ergebnisse zu nutzen (mehr Effizienz, bessere Ergebnisse). Bitte bedenken Sie, dass die Assistenten sich erst mit den Themen vertraut machen müssen.
Auch hier ein konkretes Beispiel: Sie betreiben ein Blog im Bereich “Kopfhörer”. Der VPA recherchiert, welche Fragen Nutzer rund um das Thema haben und erstellt eine Liste mit möglichen Blog-Beiträgen “Kopfhörer beim Joggen”, “Kopfhörer im Fitness-Studio”, “Kopfhörer beim Sport tragen”, “Kopfhörer beim Laufen tragen”, “Mit Kopfhörern Fahrrad fahren”, usw.
Mit den Ergebnissen einer guten Recherche haben Sie Content Ideen für die nächsten Monate!

Funktioniert das mit Fach-Artikeln?
Bedingt, aber eher mit allgemein zugänglichen Themen, in die sich die Assistenten einlesen und einarbeiten können. Eine Alternative zur Erstellung von Fach-Artikeln ist das Content Leverage System. Hierbei handelt es sich um einen mächtigen Prozess, extrem viel fach-spezifischen Inhalt automatisiert erstellt zu lassen. Fragen Sie nach, wenn Sie daran Interesse haben.

So wie Dropbox zählt auch Google Docs zu den unverzichtbaren Tools für einen reibungslosen und sauberen Ablauf mit Ihrem VPA.

Google Docs ist ein kostenloser Service von Google, der es Ihnen erlaubt, die grundlegenden Anwendungen, die Ihnen aus der Office Suite bekannt sind (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen), online und ohne Installation zusätzlicher Software zu verwenden. Weiterhin sind alle Dokumente in der Cloud gespeichert und von überall abrufbar.

Los geht’s: Bei Google Docs anmelden

Die Basis für alle Google Services ist ein Google Account. Wenn Sie bereits Google Mail oder den Kalender benutzen, dann können Sie diese Zugangsdaten für Google Docs verwenden. Navigieren Sie dazu Ihren Browser (wir empfehlen Google Chrome oder Safari) zu http://docs.google.com

In gewohntem Layout: Der Google Docs Login

Geben Sie Ihre Anmelde-Daten in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie “Anmelden”.

Wenn Sie noch über keinen Google Account verfügen können Sie diesen bequem über den Button in der oberen Ecke anlegen.

Funktionsübersicht: Wie funktioniert was?

Nach der Anmeldung sollten Sie in etwa das folgende sehen:

Google Docs Startscreen: Eine Liste aller Dokumente

1. Übersicht über vorhandene Dokumente
2. Neue Dokumente erstellen oder hochladen
3. Sidebar
4. Globale Suche

1. Übersicht über Dokumente

In der Mitte des Fensters sehen Sie eine Übersicht über alle Dokumente, die entweder Sie selbst erstellt haben oder die mit Ihnen geteilt wurden. Auch Ordner (sog. “Sammlungen”; in Screenshots wegen englischer Sprache “Collections”) tauchen in dieser Liste auf. Ein Klick auf den Namen öffnet das Dokument und bringt Sie in den Editor (mehr dazu im Abschnitt “Dokumente erstellen und bearbeiten”).

Ein Rechtsklick auf den Eintrag öffnet ein kleines Menü, durch das Sie die Datei bspw. umbenennen, in einen Ordner verschieben oder herunterladen können. Ebenfalls kann die Datei hier freigegeben werden (mehr dazu im Abschnitt “Dokumente und Sammlungen mit anderen teilen”). Die Dokumente können auch nach Erstellungsdatum oder dem Datum der letzten Modifikation sortiert werden.

2. Dokumente Erstellen

Der Button zum Erstellen neuer Dokumente besteht aus zwei Teilen. Mit dem ersten lassen sich Dokumente jeder Art und Sammlungen erstellen.

Über den 'Create' Button können Dokumente und Sammlungen angelegt werden.

Über den zweiten Teil lassen sich einzelne Dokumente oder ganze Ordner von der eigenen Festplatte hochladen. Diese können auf Wunsch in das Google Docs Format konvertiert werden.

Tipp: Sie können Dateien auch per Drag & Drop hochladen indem Sie diese in das Browserfenster ziehen. Drag & Drop kann ebenfalls zum Verschieben von Dokumenten benutzt werden.

3. Sidebar

Über die Sidebar auf der linken Seite können Sie schnell zu Dokumenten navigieren, die sie bspw. als Favorit markiert haben (Rechtsklick auf ein Dokument in der Übersicht) oder die Sie persönlich erstellt haben.

Die Sidebar bietet schnellen Zugriff auf Sammlungen

Im unteren Bereich finden Sie eine Liste aller Sammlungen die Sie entweder selbst erstellt haben oder zu denen Sie eingeladen wurden. Bei einer Sammlung handelt es sich im simpelsten Sinne um einen Ordner, der verschiedene Dokumente enthält. Dies ist zum einen nützlich um bei einer Vielzahl dieser den Überblick zu behalten und Dinge besser zu strukturieren. Zum anderen ist es möglich, ganze Sammlungen mit anderen Personen zu teilen. Jedes Dokument, das Sie in der Sammlung anlegen oder in diese verschieben ist von allen zugehörigen Personen einseh- und editierbar.

4. Suche

Über die Suche lassen sich schnell Dokumente und Dateien finden. Es können entweder alle Dokumente oder nur einzelne Sammlungen durchsucht werden.

Dokumente erstellen und bearbeiten

Nachdem ein Dokument erstellt oder ein bereits vorhandenes hochgeladen wurde und Sie dieses öffnen, so gelangen Sie in den Editor.

Der Text Editor von Google Docs ist simpel und übersichtlich

Dieser sieht je nach Datei die gerade bearbeitet wird ein bisschen unterschiedlich aus (es stehen andere Funktionen zur Verfügunt), das grundlegende Layout ist jedoch identisch. Die angebotenen Tools werden Ihnen aus der Office Suite oder anderen Textverarbeitungsprogrammen bekannt vorkommen und funktionieren nahezu identisch.

Dokumente und Sammlungen mit anderen Teilen

Ein Dokument mit anderen Personen zu teilen ist kinderleicht. Klicken Sie dazu im Editor auf den blauen Button in der rechten oberen Ecke des Fensters. Es öffnet sich ein Dialog:

Dokumente und Sammlungen einfach freigeben

Hier müssen Sie lediglich die E-Mail Adresse der Person mit der Sie das Dokument teilen wollen eingeben und die Einstellungen speichern. Die Person wird per E-Mail benachrichtigt und hat direkten Zugriff auf die Datei.

Tipp: Geben Sie eine persönliche Nachricht für den Empfänger ein, in der Sie das Dokument kurz beschreiben.

Wenn Sie eine ganze Collection freigeben wollen gehen Sie wie folgt vor:

1. Rechtsklick auf die Collection in der Sidebar
2. Menüpunkt “Share” auswählen
3. E-Mail Adressen der Personen eintragen
4. Einstellungen speichern

Die Collection und alle darin enthaltenen Dokumente sind nun mit den angegebenen Personen geteilt und zum gemeinsamen Arbeiten bereit.

Gemeinsam an einem Dokument arbeiten

Eine weitere Funktion von Google Docs ist die gemeinsame Arbeit an ein und dem selben Dokument zur gleichen Zeit. Das bedeutet: Während Sie im einen Teil eines Textes etwas bearbeiten, kann Ihr VPA (Virtueller Persönlicher Assistent) an einem anderen Absatz arbeiten. Sie können sogar beide an einem Satz arbeiten.
Cursor verschiedener Farbe zeigen an, an welchen Stellen im Dokument andere Personen gerade arbeiten. Zusätzlich werden Änderungen in Real-Time übertragen und gesichert.

Sind meine Daten bei Google in der Cloud sicher? Sicherheit und Datenschutz

Einige Worte zum Thema Sicherheit, das ja vor allem bei Cloud Diensten oft diskutiert wird und welches natürlich auch bei iOutsource gerade im Umgang mit sensiblen Daten von oberster Bedeutung ist. Grundlegend ist festzuhalten: Daten sind auf den Servern von Google sicherer als auf einem privaten Server. Die Sicherheitsmechanismen die bei Google zum Einsatz kommen sind sehr ausgereift und werden ständig aktualisiert. Zusätzlich sind alle Verbindungen von Ihrem Computer zu Google per SSL (Secure Sockets Layer) verschlüsselt. Hierbei handelt es sich um den aktuellsten Stand der Verschlüsselung von Verbindungen im Internet.

Fakt ist jedoch wie immer: Mit entsprechendem Aufwand sind alle Dateien und Inhalte des WWW abrufbar. Die Frage ist jedoch, ob Ihre Daten den Aufwand wert sind. Allgemein lässt sich festhalten, dass Ihre Dokumente vertrauenswürdig behandelt werden.

Kurz und knapp: 3 Vorteile von Google Docs

1. Nie mehr vergessen zu speichern: Alle Dokumente sind sicher und werden automatisch gespeichert
2. Die Dokumente sind von überall erreichbar und können bearbeitet werden
3. Gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument mit mehreren Personen

Google Docs ist für uns ein wichtiges Tool, welches es erlaubt schnell und effizient Dokumente mit mehreren Personen zu erstellen und aktuell zu halten. Probieren Sie es aus. Wir sind sicher, dass es Ihnen von großem Nutzen sein wird.

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, zögern Sie nicht eine E-Mail an hq@ioutsource.de zu senden oder unten ein Kommentar zu hinterlassen. Wir freuen uns, Ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Es ist bereits ein weiterer Artikel in Arbeit, in dem wir auf spezifischere Funktionen und Verwendungsmöglichkeiten von Google Docs eingehen, wie bspw.

• Einbindung in Google Hangouts
• Offline Nutzung von Docs auf dem Mac
• Erstellung von Präsentationen
• Inhaltsspezifische Formatierung von Tabellen

In diesem Artikel möchte ich Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Tools geben, die Sie für eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrem VPA nutzen sollten. Wofür die einzelnen Tools im Einzelnen eingesetzt werden und welche kleinen aber feinen Tricks wir jeweils noch nutzen können, erfahren Sie in den zugehörigen Beiträgen oder in unserem Outsource-Coaching.

Essentielle Tools

• E-Mail (Google Mail u.a.)
• Videotelefonie und Chat (Skype oder Google Chat bzw. Google Hangout)
• Dropbox (Dateien austauschen und aktuell halten)
• Google Docs
• Jing oder Camtasia (Bildschirmaufnahmen bzw. Screencast)
• Asana (Projekt- und Aufgabenmanagement)

E-Mail

Ich denke, dass wir E-Mail an sich wohl nicht vorstellen müssen. Stattdessen möchte ich an dieser Stelle kurz aufzuzeigen, wofür wir E-Mails einsetzen wollen und wofür lieber nicht. Dadurch, dass quasi jeder E-Mail nutzt, wird es auch für quasi alle Zwecke genutzt. Das ist nicht unbedingt eine gute Lösung.

Wann E-Mails schreiben?

E-Mail ist ein passives Kommunikationsmedium, d.h. Sie schreiben eine Mail und der oder die Empfänger lesen (und ggf. beantworten) diese zu einem späteren Zeitpunkt ihrer Wahl. Aus diesem Gesichtspunkt betrachtet, machen E-Mails dann am meisten Sinn, wenn wir keine direkte Reaktion oder Antwort benötigen bzw. wenn wir dem oder den Empfängern offen lassen möchten, wann diese sich mit unserer Nachricht beschäftigen. Im Gegensatz zu Telefonanrufen unterbrechen E-Mails unsere Kommunikationspartner nicht – das ist in Hinsicht auf Produktivität und Fokus sehr wichtig.

Wahl des E-Mail Programms (auch: E-Mail Client)

Für den Otto-Normal-Verbraucher spielen die Unterschiede der gängigen E-Mail Programme kaum eine Rolle. Für den Einsatz von Virtuellen Persönlichen Assistenten und die reibungslose Zusammenarbeit dagegen, lohnt es sich unter Umständen, wenn wir uns die Mühe machen und etwas genauer prüfen, was sich hier machen lässt. Besonderes Augenmerk gilt hier dem E-Mail Client von Google “Google Mail”. Ohne hier ins Detail zu gehen, kann ich sagen, dass es ein paar entscheidende Vorteile bei Googles Mail-Lösung gibt. Die VPAs bei Strandschicht nutzen meist den Open-Source Client “Mozilla Thunderbird“, der aus der gleichen Familie wie der beliebte Browser “Firefox” stammt . Thunderbird kann mit diversen Plugins erweitert werden und bietet ähnlich fortschrittliche und praktische Features wie GMail.

Videotelefonie und Chat

Skype ist der Klassiker der Videotelefonie und bietet gleichzeitig Chat-Funktion (Sofortnachrichten / Instant Messaging). Der Dienst ist kostenlos nutzbar und sicher (verschlüsselt). Viele fragen sich bei Skype vielleicht, wie sicher das Telefonieren am Computer eigentlich ist. Kann das abgehört werden? Ist es sicher dort, sensible Daten und Informationen auszutauschen?

Ich habe die Frage mit der Sicherheit im Vergleich zur konventionellen Telefonverbindung mal an meinen VPA als Recherche-Auftrag gegeben.
Das Ergebnis, ich zitiere:

“Skype ist relativ sicher, aber mit hohem Aufwand auch abhörbar.”

Quellen: Sicherheit bei Skype und zu der Frage nach dem hohen Aufwand, heisst es hier in einem recht aktuellen Artikel auf Gulli.com : “Zwei Einsätze kosteten insgesamt 36.975 Euro”
Sind Ihre Informationen einen solchen Aufwand wert? Wenn ja, Glückwunsch.

Persönlich muss ich sagen, dass ich das User-Interface von Skype nicht gerade übersichtlich oder praktisch finde. Der größte Vorteil von Skype ist, dass es so verbreitet ist.
Google holt aber mit Google Hangouts immer weiter auf. Hier ist eine Video-Konferenz mit bis zu zehn Teilnehmern möglich (was bei Skype nur Nutzern erlaubt wird, die für den Service bezahlen). Zudem lassen sich mittlerweile Google Docs und Notizen integrieren. Weitere Möglichkeiten kommen laufend hinzu. Damit ist Google Hangout wohl der bessere Video-Chat, gerade dann, wenn man mit anderen zusammenarbeitet, die weit entfernt sind.

Dropbox

Dropbox hat sich auf beeindruckende Weise verbreitet und wird heute von mehr als 50 Millionen Menschen weltweit genutzt. Mit dem Service, der ebenfalls kostenlos genutzt werden kann, lassen sich Dateien auf mehreren Computern/Geräten miteinander synchronisieren bzw. sind von überall aus per App oder Browser erreichbar. Insbesondere ist die Möglichkeit, Ordner für andere freizugeben und synchron zu halten, für Kooperation mit Menschen, die sich an unterschiedlichen Orten aufhalten, interessant.

Warum Dropbox im Einsatz mit Virtuellen Persönlichen Assistenten so hilfreich ist, habe ich hier bereits beschrieben: “Tools für die Zusammenarbeit mit VPAs (Virtueller Persönlicher Assistent) – Dropbox”

Google Docs

Google Docs sind eine “abgespeckte” Variante der Programme, die die meisten von uns als Microsoft Office kennen oder kennengelernt haben. In Google Docs können Sie ohne Installation von Software, direkt im Browser, Textdokumente (=Word), Tabellen (=Excel), Präsentationen (=Powerpoint) und weitere Dokumente anlegen und bearbeiten. Es lassen sich alle gängigen Formate importieren, teilweise auch exportieren (Microsoft Office, Apple iWork) und ebenfalls PDFs verarbeiten.
Viel wichtiger ist aber: Google Docs erlaubt das gemeinsame Bearbeiten und Einsehen der Dokumenten in Echtzeit. Das bedeutet, dass Sie mit anderen gleichzeitig an den Dateien arbeiten können (online). Dadurch erübrigt sich ein ständiges Hin- und Herschicken der Dokumente und wir verhindern, dass eine Tabelle oder ein Textdokument irgendwann in mehreren unterschiedlichen Varianten vorliegt, von denen dann keiner mehr weiß, welche (oder noch schlimmer welche Teile von welcher Version) der aktuelle ist.

Mehr zu Google Docs erfahren Sie in unserem Artikel “Gemeinsam an Dokumenten und Tabellen arbeiten: Google Docs“.

Jing oder Camtasia

Auf den Einsatz von Screencapture Software (Jing) sind wir in dem Beitrag “Video-Anleitungen für Ihren Virtuellen Persönlichen Assistenten erstellen” eingegangen. Wer seine ersten Erfahrungen mit Screencasts gemacht hat und alles gerne etwas schicker und professioneller hätte, sollte sich das kostenpflichtige Camtasia (Win/Mac) anschauen. Mit Camtasia lassen sich unter Windows und Mac OS hoch-qualitative Screencasts produzieren. Dabei kann auf eine Vielzahl von Effekten zugegriffen werden. Einige Features und Möglichkeiten sind nicht nur schön anzusehen, sondern können tatsächlich die “Wirkung” des Screencast erhöhen bzw. die Anschaulichkeit und Verständlichkeit verbessern.
Eine professionelle Screencast-Software wie Camtasia eignet sich neben dem Erstellen von Tutorials und Video-Anleitungen auch hervorragend für die Produktion von How-To-Videos für das eigene Blog.

In einem der ersten Artikel hier auf dem Blog ging es um das Thema: “It’s never the employee!” bzw. “Es liegt nie an den Angestellten“. Darin ging es darum, als “Chef” die Verantwortung dafür zu übernehmen, dass die Leute, die für mich und mit mir arbeiten, auch wissen, was ich von ihnen erwarte und WIE der Job zu erledigen ist.

Manche von uns hätten natürlich gerne, dass die Angestellten immer schon alles wissen und verstehen und sind genervt von Nachfragen bzw. wenn die Aufgaben nicht nach den eigenen (meist unausgesprochenen) Vorstellungen erledigt werden. Ich denke, “es liegt nie an den Angestellten” oder zumindest ist das eine gute Faustregel, die erst einmal geprüft werden sollte. Also, fassen wir uns zunächst an die eigene Nase: Habe ich das entsprechend dem Kenntnisstand meines Mitarbeiters gut erklärt? Verfügt er über alle nötigen Informationen? Waren meine Anweisungen präzise und deutlich?

Wenn nicht, dann muss ICH nachbessern. Hier ein Beispiel aus meiner eigenen Arbeit von heute, gerade eben:

Ich hatte gerade einen Chat in Skype mit meinem VPA. Plötzlich bekomme ich auf eine einfache Frage keine Antwort.
Ich warte. Frage “hallo!?”.
VPA so: “Ich bin beschäftigt und gerade etwas abgelenkt.”
Dann geht es weiter und ich schreibe, was er tun soll.
Er dann: “Bitte schreib mir ‘ne Mail, damit ich das nicht vergesse.”

Ich habe das IN DIESEM EINEN FALL dann auch gemacht. Die zweite Mail, die ich aber sofort geschrieben habe, war:

Hallo …,

ich möchte Dich bitten, dass, wenn sich aus Unterhaltungen, die wir miteinander haben, Aufgaben für Dich ergeben – sei es im Skype oder am Tel oder sonstwie – Du in Zukunft diese Aufgaben in Asana notierst. (redaktionelle Anm.:  Das ist die Software, die ich zur Projektverwaltung und Organisation nutze. Artikel darüber finden Sie auf diesem Blog hier) 

Weiter bitte ich Dich, nur dann mit mir zu kommunizieren, wenn Du in der Lage bist, Dich auf die Kommunikation zu konzentrieren und eben auch entsprechend Aufgaben aus dem Gespräch notieren kannst usw.

Bist Du gerade beschäftigt, teile mir dies unverzüglich mit. Ich bin kein Fan von geteilter Aufmerksamkeit und möchte Folgefehler aus solcher Art von Arbeit weitmöglichst vermeiden.

Vielen Dank und auf eine effiziente Kooperation

Nico

Es liegt an denen, die die Aufgaben vergeben und die Regeln festlegen, dafür zu sorgen, dass die Empfänger eine faire Chance haben, alles unseren Vorstellungen entsprechend umzusetzen. Ich habe also nachgebessert. Ich erwarte, dass das von nun an funktioniert.

Was halten Sie von dieser Art von Problemen und wie gehen Sie in Ihrer Arbeit oder in Ihrem Unternehmen damit um? Schreiben Sie einen kleinen Kommentar. Ich würde mich freuen, weiteren Input zu bekommen.

Wenn Sie die Aufgaben und Arbeitsabläufe, die Sie bisher selbst erledigt haben (oder selbst erledigen könnten) an Ihren VPA abgeben, müssen Sie in den meisten Fällen eine Art von Anleitung erstellen. Manchmal geht das recht einfach per Mail, aber oft ist es so, dass man sich denkt: Wenn ich das meinem VPA schnell mal zeigen könnte, wäre das alles viel einfacher und unkomplizierter.
Dafür gibt es Screencasts, also Video-Aufnahmen des eigenen Bildschirms, die sich mit etwas Übung im Handumdrehen erstellen lassen.

Screencast-Videos für den VPA

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, den Bildschirminhalt des eigenen PCs oder Laptops aufzunehmen. Unter Mac OS X beispielsweise kann die im System enthaltenen Software “QuickTime Player” genutzt werden, die ich auch schon in dem Artikel “Aufgaben und Diktate per Diktiergerät an den Persönlichen Assistenten schicken” in Gebrauch hatte.
Auf der Apple Support Seite im “Mac-Grundkurs: QuickTime Player” heisst es recht treffend für unseren Zweck:
“Sie können mit QuickTime Player in Mac OS X Lion eine Video-Aufnahme Ihres Bildschirms oder eines Bildschirmauszugs machen und zur späteren Anzeige als Filmdatei sichern. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie anderen zeigen möchten, wie man eine Aufgabe oder einen Arbeitsablauf durchführt oder eine Schulung halten möchten.”
Genau das wollen wir: jemand anderem zeigen, wie man eine Aufgabe oder einen Arbeitsablauf durchführt. Mit dem QuickTime Player geht das, ist aber dann später beim Exportieren und Versenden des Videos etwas komplizierter als die folgende, von mir favorisierte Vorgehensweise.

Video-Anleitungen mit Jing

Jing ist eine kostenlose Software, mit der sich bis zu fünf Minuten lange Bildschirmaufnahmen erstellen lassen. Fünf Minuten sind für die meisten Zwecke ausreichend. Wer wirklich mehr braucht, kann für den Service bezahlen oder einfach die Video-Anleitung in mehrere kleine Portionen zerlegen.
Auch mit Jing ist es selbstverständlich möglich, den ganzen Bildschirm oder nur einen Ausschnitt des Bildschirms aufzuzeichnen.

Bildschirmausschnitt aufnehmen mit Jing

Und damit das auch erwähnt ist: natürlich zeichnen wir den Ton ebenfalls auf. In den meisten modernen Computern ist ein Mikrofon verbaut. Andernfalls empfiehlt sich ein Headset zu nutzen, um damit Qualität und Verständlichkeit für den Empfänger zu gewährleisten.

Kleiner Tipp: Jing hat links unten einen Knopf, um die Aufnahme zu pausieren. Wenn ich während der Aufnahme zum Beispiel noch eine andere Datei suchen muss oder selbst kurz überlegen, wie es weitergeht, empfiehlt es sich, hier kurz zu pausieren, damit die Video-Anleitung selbst möglichst kurz und knackig bleibt.

Es gibt natürlich noch viel ausgefeiltere Software für Screencasts, mit der man beispielsweise auch sich selbst per Webcam mit einblenden kann und umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten hat. Aber das ist alles für unseren Zweck hier erstmal überdimensioniert. Ich will die Videos nicht weiter bearbeiten oder schneiden. Entweder klappt alles beim ersten Mal oder ich nehme eben schnell einen zweiten Anlauf. Bei einem Video von maximal fünf Minuten ist das kein großer Zeitverlust.

Ein entscheidender Vorteil von Jing liegt aus meiner Sicht vor allem darin, dass ich alle Aufnahmen mit einem Klick auf die Server bei Screencast.com laden kann. Die einzelnen Videos lassen sich nach Wunsch benennen, in Ordnern ablegen und ich erhalte einen Link, den ich meinem VPA schicke, so dass er das entsprechende Video direkt im Browser ansehen kann. Somit sparen wir uns, die Dateien per Mail oder Dropbox auszutauschen und haben auf alles online Zugriff.

Jing herunterladen und installieren (Beispiel-Video)

Ich dachte mir, ich schlage zwei Fliegen mit einer Klappe und nehme die Installation von Jing gleich als Beispiel-Video.

Es folgen drei Videos. Im ersten zeige ich, wie man Jing herunterlädt:

Jing herunterladen (Sie können einfach auf das Bild klicken)

wie man Jing herunterlädt

URLs, die ich im Video erwähne:

• http://www.techsmith.com/jing.html
• http://www.techsmith.com/download/jing/default.asp

Und so sieht der Link aus, den man anschließend per Mail verschicken kann:

http://www.screencast.com/t/XiaAEtPq7vPx

Als nächstes zeige ich, wie die Web-Oberfläche von Screencast.com aussieht, wohin ich das Video direkt nach der Aufnahme hochgeladen habe:

Jing Video auf Screencast bzw. als Link zum Verschicken http://www.screencast.com/t/vS9NoUtPaa7a
(Sie können einfach auf das Bild klicken)

Jing Video auf Screencast

Ich denke, dass das einen guten Einstieg in die Nutzung von Bildschirmaufnahmen in der Kooperation mit dem VPA ergibt. Selbstverständlich muss jeder das ein paar Mal machen, bis man alle Feinheiten im Griff hat. Ich habe die Videos jeweils mit mehr als einem Versuch aufgenommen. Vermutlich gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder man wird immer besser beim Aufnehmen der Videos (Übung) oder man verliert den Ehrgeiz, ein perfektes Video aufzunehmen und begnügt sich mit einem Ergebnis, dass alle wichtigen Infos verständlich enthält.

Bei Fragen, Vorschlägen oder eigenen Erfahrung mit Screencast-Software und VPAs, bitte einen Kommentar hinterlassen oder einfach per E-Mail melden. Ich bin auf Ihre Anwendungen und Erfahrungen gespannt.

Asana wird besser – Stück für Stück

Wie bei vielen anderen Software-Produkten wird auch an Asana weiter verbessert. Dazu kurz zwei interessante Meldungen.

Gäste, Kunden oder Berater

Vor ein paar Tagen wurde das Feature ausgerollt, welches das Hinzufügen von “Gästen” zu Projekten ermöglicht. Dabei können diese entweder nur spezifische Tasks oder ganze Projekte einsehen. So können externe Partner an Projekten mitarbeiten und den aktuellen Status schnell und übersichtlich einsehen. Der Ankündigung aus dem Asana Blog umschreibt dies noch etwas genauer.

Für unsere Zwecke können wir mit dieser Funktion unserem VPA innerhalb eines Workspaces – bei mir beispielsweise iOutsource – Zugriff und Einsicht in bestimmte Projekte oder Aufgaben des Workspaces geben. Der Gast-Account, den der VPA nutzt kann Aufgaben editieren, aber das Projekt nicht löschen.

Sortieren nach Fälligkeitsdatum

Und gerade gestern wurde dann noch ein weiteres neues Feature freigegeben: Die Möglichkeit, sich die Aufgaben sortiert nach dem Fälligkeitsdatum anzeigen zu lassen. Ebenfalls sehr gut. Bisher war es bereits möglich, alle Aufgaben eines Team-Mitglieds einzusehen oder nach den vergebenen Schlagworten zu suchen.
Dazu der Beitrag “Sort Your Tasks by Due Date“.

Sinnvoll nutzen

Ich werde versuchen, in den nächsten Wochen ein paar Videos aufzunehmen, die anhand praktischer Anwendungs-Beispiele zeigen, was mir an Asana so gefällt und warum ich es für ein tolles Kooperations-Werkzeug für Teams halte, die nicht am gleichen Ort oder in der gleichen Zeitzone miteinander produktiv arbeiten möchten.
Einfach für den Newsletter eintragen (Seitenspalte) oder RSS-Feed abonnieren und nichts verpassen!

Ein gemeinsamer Ordner für Sie und Ihren VPA

Der kostenlose Service Dropbox ist ein absolutes Muss und eine Top-Empfehlung für die unkomplizierte Zusammenarbeit mit Ihrem Virtuellen Persönlichen Assistenten bzw. Ihrem Team an VPAs. Für alle die, die mit dieser kleinen Software noch nicht vertraut sind, ein kleiner Überblick:

Dateien gemeinsam nutzen ohne lästiges Hin- und Herschicken per E-Mail

Bevor wir Dropbox herunterladen, installieren und einrichten, lassen Sie uns kurz das angestrebte Ergebnis betrachten. Wir möchten folgendes erreichen:

• Einen Ordner auf dem eigenen PC oder MAC, der sich 1:1 gespiegelt auf dem Computer des VPA befindet, d.h. alles, was Sie oder Ihr Assistent in den Ordner legen, erscheint binnen Sekunden beim anderen Teilnehmer (wird synchronisiert)
• Der Ordner ist zusätzlich auf den Servern von Dropbox gespeichert, also “in der Cloud” online verfügbar. Das bedeutet, dass die darin liegenden Dateien von jedem Computer, Tablet oder Smartphone aus erreichbar sind, WENN man die entsprechenden Zugangsdaten hat.

Download und Installation – geht schnell und einfach

Hier die Dropbox Startseite mit dem Video und dem Button zum Herunterladen

1. Klicken Sie zunächst hier auf Dropbox, um auf die Webseite zu gelangen. Sie können sich gerne das kleine Video ansehen, welches erklärt, wozu und wie Sie Dropbox noch nutzen können.
2. Klicken Sie unterhalb des Video auf “Herunterladen” und folgen Sie den Installationsanweisungen.
3. Dropbox wird installiert und anschließend werden Sie aufgefordert, eine E-Mail Adresse und ein Passwort anzugeben. Fertig!

Vom VPA zu einem Ordner einladen lassen

Auf der Webseite von Dropbox, können Sie nach dem Einloggen in der linken Spalte diesen Button sehen:

im Menü links: Sharing

Nachdem Sie dort klicken und auf die “Sharing”-Ansicht gewechselt haben, finden Sie den Button:

Neuer geteilter Ordner

Alternativ können Sie links neben jedem bereits angelegten Ordner, über “Optionen” diesen freigeben und Ihren Virtuellen Persönlichen Assistenten oder andere Teammitglieder dazu einladen. Alle haben dann Zugriff, können Dateien dort ablegen, ändern und einsehen.
Selbstverständlich können Sie Mitglieder auch auf diese Weise ändern oder entfernen.

Einladen und Freigabe bei Dropbox

Die einfachste und bequemste Variante nach der Installation einen Ordner gemeinsam mit Ihrem VPA zu nutzen, ist, sich von Ihrem Assistenten direkt dazu einladen zu lassen. Da alle VPAs Dropbox nutzen, ist das schnell erledigt. Schreiben Sie Ihrem Assistenten, dass er einen Ordner mit dem Namen Ihrer Wahl (“Assistenz”, “VPA” oder was Ihnen am besten gefällt) anlegen und Sie dazu einladen soll. Sie müssen lediglich die E-Mail Adresse, die sie bei der Einrichtung von Dropbox vergeben haben, Ihrem VPA mitteilen.

Gemeinsam genutzten Ordner freigeben

Nach der Installation erscheint das kleine Dropbox-Symbol in der Menüleiste. Mit Rechtsklick können Sie das Dropbox-Menü aufrufen und den “Dropbox Order öffnen”. Hier befinden sich bereits einige Ordner wie zum Beispiel “Bilder” oder “Öffentlich”. Sie können wie gewohnt hier einen weiteren, neuen Ordner anlegen. Jeder Ordner und alle Unterordner in diesem Verzeichnis lassen sich mit anderen teilen.

Dateien auf der Webseite von Dropbox im Browser ansehen

Parallel zu dem Verzeichnis Dropbox auf Ihrem Computer lassen sich alle Daten auch im Browser betrachten. Gehen Sie auf die Dropbox.com und loggen Sie sich rechts oben ein. Sie sehen dann alle Ordner und Dateien, die sich in dem Dropbox Verzeichnis auf Ihrem Rechner befinden auch in Ihrem Browser.
Hier ist wichtig:
Die Ordner, die nur Sie privat/alleine nutzen, sehen so aus

Dropbox Ordner privat

Die Ordner, die Sie mit anderen teilen (oder die mit Ihnen geteilt wurden), sehen so aus

Dropbox Ordner geteilt

Dropbox mit dem VPA nutzen

Sobald Sie den gemeinsamen Ordner mit dem VPA bzw. Ihrem Team eingerichtet haben, legen Sie und der Assistent alle für die Zusammenarbeit relevanten Daten dort ab. Das erspart, alles per Mail zu verschicken. Und noch viel besser: Wenn Sie zum Beispiel eine Tabelle anlegen, an der Ihr VPA dann weiterarbeitet oder Recherche-Ergebnisse einträgt, haben beide immer die aktuelle Version. Das bedeutet: Jedes Mal, wenn der Assistent etwas einträgt oder ändert und auf “Speichern” drückt, haben Sie beinahe augenblicklich die neueste Version der Datei.

Ich empfehle Ihnen, in diesem Ordner all das abzulegen, was für die gemeinsame Arbeit wichtig ist. Ein Sonderfall sind Passwörter und Zugangsdaten. Dafür haben wir uns aber auch etwas einfallen lassen, dass wir in einem kommenden Artikel im Detail vorstellen werden. Tragen Sie sich gleich mit Ihrer E-Mail Adresse in den Newsletter ein, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Wenn Sie Fragen, Tipps oder eigene Erfahrungen mit der Nutzung von Dropbox haben, hinterlassen Sie bitte einen Kommentar!

Set your own rules, live the life you want and change the world

Buchtipp für Querdenker, Lifehacker und digitale Nomaden

Das Buch ist auf jeden Fall ein Tipp für alle, die unkonventionell arbeiten, leben und reisen möchten. The Art of Non-Conformity (AONC) gibt es mittlerweile auch als gedrucktes Buch. Ich habe mir meine Ausgabe für den Kindle gekauft, was mir ermöglicht, auf iPhone, iPad und Mac parallel und synchronisiert zu lesen, was ich sehr angenehm finde.

Als kleine Übersicht: Das Buch ist inhaltlich in drei Teile gegliedert und hat 256 Seiten, stellt also einen recht überschaubaren Leseaufwand dar.

Die drei Teile

• The remarkable life
• Reclaiming work
• The power of convergence

Insgesamt lässt sich sagen, dass AONC erstmal kein HowTo-Buch ist. Stattdessen hat Chris Guillebeau eine Mischung aus Anekdoten, inspirierenden Beispielen und grundsätzlichen Ansätzen zur Umsetzung zusammengestellt. Das ist aber auch insofern in Ordnung als Chris ganz bewusst als Nicht-Guru auftritt und immer wieder bescheiden schreibt, dass dies oder jenes seine Art ist, mit einem Aspekten umzugehen, und nicht die Standard-Lösung für jeden seiner Leser. Das macht Chris in meinen Augen sympathisch, bedacht und erspart dem Leser alles gleich “kaufen” oder ablehnen zu müssen.

The remarkable life

Im ersten Akt spricht Guillebeau gleich den Kern der Sache an: Es geht um Konformität und die Frage, ob und inwieweit man mit dem Strom schwimmen will (oder muss). Jeder hat das schon mal gehört. Du erzählst Deinen Eltern oder Freunden, was Du gerne tun würdest oder vorhast und stößt auf Widerstand. Es geht um das alt bekannte “Wenn alle von der Brücke springen, springst Du dann auch?”. Wir wissen, dass diese Metapher oft genutzt wird, um Kindern auszureden, das zu machen, was “alle anderen” machen (oder das zu haben zu wollen, was alle anderen haben). Chris dreht das um und fragt: Nur weil alle denken, man müsste gut in der Schule sein, studieren und dann in einem Job mindestens 40 Stunden pro Woche an einem Schreibtisch sitzen und für andere arbeiten (=von der Brücke springen), glaubst Du das auch (=springst Du einfach auch von der Brücke)? Oder schaust Du Dir in aller Ruhe an, wie die anderen springen, wirfst einen Blick nach unten und entscheidest Dich dann anders?

Mein Lieblings-Zitat im ersten Teil:

Bullshit is work that is done merely to complete requirements, make you look good, or otherwise fill up the hours of the day.

Reclaiming work

“Kompetenz ist (Deine) beste Chance auf Sicherheit und Absicherung”, so die Hypothese.
Ich stimme vollkommen zu. Was Du kannst und gelernt hast, ist “money in the bank”. Konzentriere Dich darauf, Deine Kompetenz(en) weiterzuentwickeln.
Ob man sich dann für die Selbständigkeit entscheidet, Unternehmer wird oder einfach nur “Rockstar-Angestellter”, das kann sich jeder selbst überlegen.

Hier bin ich mit Chris ebenfalls d’accord:

Some people think self-employment is risky, but the real risk lies in deriving your security from an external source.

The power of convergence

Im letzten Teil des Buches geht es darum, wie alles zusammenpasst und zusammenkommt: Konvergenz.
Ja, wir können nicht alles auf einmal haben. Deshalb müssen wir auch aufhören, manche Dinge zu tun. Eine gute Idee von Chris ist die “To-Stop-Doing List”, eine Liste mit den Dingen, die Du nicht mehr tun willst und wirst. Das ist nicht ganz einfach, kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen. Vielleicht kann ich nicht jeder Verpflichtung nachkommen, an jedem Meeting teilnehmen, jede Geburtstagsfeier besuchen, auf jeder Hochzeit tanzen und andere ähnliche Events wahrnehmen.

Die vorgeschlagenen Filter sind zwei Fragen:

• Warum sollte ich das tun? (Mögliche Antworten: Weil es von mir erwartet wird; weil es das ist, was alle tun; vielleicht ist es diesmal anders, etc.)
• Was wird passieren, wenn ich es nicht tue? (Mögliche Antworten: Wahrscheinlich gar nichts; jemand könnte das nerven; jemand anders könnten denken, dass es schlau war, dass ich es nicht gemacht habe, etc.)

Weitere nicht ganz neue Ideen, die aber einfach wichtig genug sind, dass wir alle sie ruhig ein paar Mal öfter hören können, sind Ansätze zum Minimalismus: Was brauche ich wirklich? Was ist nur Ballast? Was muss ich wirklich lesen oder mir anschauen? Was kann ich getrost ignorieren? …

Na und dann, was will ich machen? Wohin reisen? Wen treffen?

Was wird mein Vermächtnis sein?

Ja, die Frage stellt sich, auch wenn es sich etwas hochtrabend anhört. Und darauf will der Autor auch raus und den Leser ganz klar damit konfrontieren. Die Sache ist eben die: Wer keine großen und wichtigen Fragen stellt, wird nichts Großes und Wichtiges erreichen.

Fazit

Das Buch ist schnell und einfach zu lesen und gibt einen tollen Überblick über das Leben jenseits der Konvention. Es passt gut zu Tim Ferriss “4-Stunden-Arbeitswoche”, bleibt aber in einem erfrischend anderen Stil und bietet damit eine weitere Perspektive zu verwandten Ansätzen und Zielen.

Seit ein paar Wochen organisiere ich meine Kooperation in verschiedenen Teams mit asana. Nachdem der Name der web-basierten Software einige Male erwähnt wurde, haben wir uns entschieden, asana etwas genauer unter die Lupe zu nehmen. Alle bisherigen Lösungen, Teams zu koordinieren und ein agiles Zusammenarbeiten zu realisieren, waren nicht besonders überzeugend. Wir hatten uns mit diversen To-Do-Listen (Wunderlist, Do, etc.) beschäftigt und uns dann weiter in Richtung von Tools umgetan, die Projekte verwalten können, wie beispielsweise Basecamp, Kickoff, Interstate, usw. (auch hatten wir lange auf Wunderkit gehofft, waren aber nach dem Release recht enttäuscht). Noch etwas weiter hatten wir unsere Recherche getrieben, um einen SCRUM-Ansatz in den Projekten zu ermöglichen. Die meisten von uns dazu (an)getesteten Lösungen sind aber recht technisch (Installation auf dem eigenen Server), wenig ästhetisch und meisten etwas überdimensioniert.
Auf unserer Wunschliste stand eine möglichst Plattform-unabhängige Benutzung (MAC OS, iOS, Android, Windows) und selbstverständlich eine unkomplizierte Möglichkeit der Synchronisierung zwischen den verschiedenen Geräten und Nutzern.

Bevor ich näher ausführe, was uns an asana derzeit überzeugt, noch ein paar Worte zu den für nicht passend befundenen Tools.

To-Do Listen Apps

Ich würde mittlerweile sagen, dass die meisten To-Do Listen Apps wie z.B. Wunderlist ganz nett sind, aber in den meisten Fällen eben einfach Listen von Aufgaben abbilden, die ggf. noch ein Fälligkeitsdatum einstellen lassen. Was man hier schnell vermisst, ist eine Verschlagwortung – also die Möglichkeit der Nutzung von “Tags” – oder auch die mögliche Darstellung der Abhängigkeiten von Tasks untereinander.

Projektmanagement-Software

Kann ja nicht so schwer sein, dachte ich. Es muss doch eine ganze Menge Leute geben, die hier ein ähnliches Problem bzw. einen ähnlichen Anspruch haben. Angefangen habe ich gleich mal mit Basecamp von 37Signals. Ich muss sagen, ich finde das Buch “Rework” (engl. / dt. / Kindle) großartig und mag die ganze Philosophie, aber Basecamp hat es nicht gebracht. Mal sehen, ob die neue, überarbeitete Version das ändert.

Andere Lösungen waren in manchen Aspekten sehr ausgereift, in anderen aber sehr umständlich. Zudem habe ich alles live getestet, d.h. direkt versucht, ein laufendes Projekt oder zumindest Teile davon über die Apps zu managen. Dabei hat sich auch schnell gezeigt, wie einfach oder kompliziert der Einstieg in die jeweilige Software ist. Schließlich gilt es zu bedenken, dass auch zukünftige Teammitglieder schnell und unkompliziert aufgenommen werden können.

Asana – angekommen

Was man asana sofort anmerkt, ist, dass es von Leuten, die produktiv arbeiten, für Leute, die produktiv arbeiten wollen, gemacht ist. Das schlanke und schlichte Design der Web-Applikation lässt sich mit Shortcuts bedienen, die recht praktisch am unteren Bildrand permanent eingeblendet werden. Dazu gibt es eine Reihe von kurzen Videos, die überzeugend darstellen, wie elegant man die persönlichen und team-bezogenen Aufgaben verwalten kann. Wir haben ein paar der Videos gleich mehrmals angesehen und im Detail studiert, um von den Profis ein paar Tricks abzuschauen, die für unsere Arbeitsweise sehr geeignet sind.

Mittlerweile habe ich einige Leute mit nach asana geholt, u.a. meinen VPA. Die Software ist gerade erst im November 2011 offiziell gelauncht und wird stetig verbessert und erweitert. Es gibt eine iPhone sowie eine iPad App mit eingeschränktem Funktionsumfang (nicht nativ, also auch nur online nutzbar). Aber ich werde mich nicht beschweren. Das ist alles aktuell kostenlos und dafür wirklich High Value.

Der Umgang mit asana entwickelt sich auch für mich und in den Teams weiter. Ich werde bei Gelegenheit einige Beispiele für die kleinen Tricks im Umgang mit der Software beschreiben, die uns die Arbeit erheblich erleichtern und übersichtlicher machen.

Kennen Sie asana oder nutzen Sie eines der anderen Tools? Wie sind die bisherigen Erfahrungen?

Simpel und wirkungsvoll – diktieren

Früher haben nur Chefs Diktiergeräte benutzt. Die Sekretärin hatte dann die Aufgabe, Texte vom Diktiergerät zu transkribieren. Das geht heute viel einfacher und von beinahe überall aus. Alles, was man braucht, ist ein Smartphone (oder ein PC) und natürlich Internet.

Die Idee ist nicht neu, aber die Anwendung hat in unserem Kontext entscheidende Vorteile. Darauf wurde ich neulich aufmerksam, als ich für meine Freundin auf meinem iPhone ein paar Dinge eintippte, die ihr gerade so durch den Kopf gingen. Das können To-Dos, Ideen oder konkrete Arbeitsanweisungen sein. Entscheidend ist, dass man sich beim verbalen Output besser auf den Fluss der Ideen einlassen kann. Ich tippte also, Sie redete. Dann sagte Sie: “Ach, das ist viel angenehmer so.” Bingo! Denn angenehm soll es sein.

Was kann ich meinem VPA (Virtueller persönlicher Assistent) diktieren?

• Texte und Korrespondenz (á la Chef)
• To-Dos und Aufgaben

Beispiel:

“Bitte schreibe eine E-Mail an Frau Schmitt. Text wie folgt: ‘Guten Tag Frau Schmitt, vielen Dank für das nette Gespräch gestern. Ich werde wie besprochen das Angebot vorbereiten und Ihnen zukommen lassen. Was die offenen Punkte zu Ihrer Marketing-Strategie angeht, würde ich ein Treffen mit meinem Kollegen Franz Müller vorschlagen. Mein Assistent wird sich mit Ihnen und Herrn Müller wegen einer Terminvereinbarung in Verbindung setzen. Ich wünsche Ihnen noch viel Erfolg bei Ihrem Launch nächste Woche. Mit freundlichen Grüßen’ Textende.
Bitte setze Herrn Müller ins ‘cc’ und erkundige Dich zuerst bei ihm, wann er das nächste Mal in der Stadt ist. Der Termin ist nicht eilig.
Außerdem bitte eine Erinnerung in meinem Kalender anlegen, dass ich nächsten Montag gegen 10 Uhr bei Frau Schmitt anrufe und mich wegen dem Angebot erkundige. Danke.”

Die Idee ist klar, oder? Wie genau machen wir das jetzt technisch? Folgendermaßen…

Diktergerät an VPA

iPhone (oder ähnliche Smartphones) als Diktiergerät

Jedes iPhone kommt von Haus aus mit der kleinen App “Sprachmemos”. Es gibt zahlreiche Varianten von Diktier-Apps im AppStore, aber für unsere Zwecke genügt die native. Der Vorteil, in das Smartphone zu sprechen und die Aufnahme anschließend an den VPA zu schicken, liegt in der Einfachheit und dem Impromput-Charakter der Anwendunng, d.h. es fällt mir etwas ein und ich spreche es einfach “auf Band” und damit aus dem Kopf. Die Aufnahmen verbleiben zur späteren Referenz auf dem Smartphone und sind zusätzlich in Dropbox oder E-Mail zu finden.

• Sprachmemos öffnen
• Aufnahme-Button drücken
• Memo einsprechen (muss gar nicht perfekt sein)
• Dann die Listen-Ansicht öffnen und ggf. das Diktat noch einmal anhören
• Auf den kleinen Pfeil rechts in der Leiste drücken
• Dann “Senden”
• “E-Mail” (oder Nachricht, wenn Ihr VPA z.B. iMessage oder Messages verwendet)
• Adresse eintragen (assistenz@domain.de) (in diesem Artikel beschreibe ich, warum es sinnvoll ist, diese E-Mail-Adresse von Ihrem VPA nutzen zu lassen)
• abschicken

Am Computer

• Am Mac einfach den Quicktime Player öffnen und neue Audio-Aufnahme wählen (lässt sich auch über den Shortcut crtl+alt+cmd+n aufrufen).
• Die Audio-Datei exportieren und entweder
• in einen dafür vorgesehenen Ordern in der Dropbox legen (VPA wird benachrichtigt)
• per E-Mail an den Assistenten verschicken

Mehr Ideen…

Ich bin gespannt darauf, zu hören, welche weiteren Einsatzmöglichkeiten Sie finden. Bitte hinterlassen Sie doch einen kleinen Kommentar.
Falls Sie Fragen oder Probleme haben, schreiben Sie mir.