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Outsourcing mit Virtuellen Persönlichen Assistenten (VPAs)

Gemeinsam an Dokumenten und Tabellen arbeiten: Google Docs

19. April 2012 in Tools

So wie Dropbox zählt auch Google Docs zu den unverzichtbaren Tools für einen reibungslosen und sauberen Ablauf mit Ihrem VPA.

Google Docs ist ein kostenloser Service von Google, der es Ihnen erlaubt, die grundlegenden Anwendungen, die Ihnen aus der Office Suite bekannt sind (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen), online und ohne Installation zusätzlicher Software zu verwenden. Weiterhin sind alle Dokumente in der Cloud gespeichert und von überall abrufbar.

Los geht’s: Bei Google Docs anmelden

Die Basis für alle Google Services ist ein Google Account. Wenn Sie bereits Google Mail oder den Kalender benutzen, dann können Sie diese Zugangsdaten für Google Docs verwenden. Navigieren Sie dazu Ihren Browser (wir empfehlen Google Chrome oder Safari) zu http://docs.google.com

In gewohntem Layout: Der Google Docs Login

In gewohntem Layout: Der Google Docs Login

Geben Sie Ihre Anmelde-Daten in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie “Anmelden”.

Wenn Sie noch über keinen Google Account verfügen können Sie diesen bequem über den Button in der oberen Ecke anlegen.

Funktionsübersicht: Wie funktioniert was?

Nach der Anmeldung sollten Sie in etwa das folgende sehen:

Google Docs Startscreen: Eine Liste aller Dokumente

Google Docs Startscreen: Eine Liste aller Dokumente

  1. Übersicht über vorhandene Dokumente
  2. Neue Dokumente erstellen oder hochladen
  3. Sidebar
  4. Globale Suche

1. Übersicht über Dokumente

In der Mitte des Fensters sehen Sie eine Übersicht über alle Dokumente, die entweder Sie selbst erstellt haben oder die mit Ihnen geteilt wurden. Auch Ordner (sog. “Sammlungen”; in Screenshots wegen englischer Sprache “Collections”) tauchen in dieser Liste auf. Ein Klick auf den Namen öffnet das Dokument und bringt Sie in den Editor (mehr dazu im Abschnitt “Dokumente erstellen und bearbeiten”).

Ein Rechtsklick auf den Eintrag öffnet ein kleines Menü, durch das Sie die Datei bspw. umbenennen, in einen Ordner verschieben oder herunterladen können. Ebenfalls kann die Datei hier freigegeben werden (mehr dazu im Abschnitt “Dokumente und Sammlungen mit anderen teilen”). Die Dokumente können auch nach Erstellungsdatum oder dem Datum der letzten Modifikation sortiert werden.

2. Dokumente Erstellen

Der Button zum Erstellen neuer Dokumente besteht aus zwei Teilen. Mit dem ersten lassen sich Dokumente jeder Art und Sammlungen erstellen.

Über den 'Create' Button können Dokumente und Sammlungen angelegt werden.

Über den 'Create' Button können Dokumente und Sammlungen angelegt werden.

Über den zweiten Teil lassen sich einzelne Dokumente oder ganze Ordner von der eigenen Festplatte hochladen. Diese können auf Wunsch in das Google Docs Format konvertiert werden.

Tipp: Sie können Dateien auch per Drag & Drop hochladen indem Sie diese in das Browserfenster ziehen. Drag & Drop kann ebenfalls zum Verschieben von Dokumenten benutzt werden.

3. Sidebar

Über die Sidebar auf der linken Seite können Sie schnell zu Dokumenten navigieren, die sie bspw. als Favorit markiert haben (Rechtsklick auf ein Dokument in der Übersicht) oder die Sie persönlich erstellt haben.

Die Sidebar bietet schnellen Zugriff auf Sammlungen

Die Sidebar bietet schnellen Zugriff auf Sammlungen

Im unteren Bereich finden Sie eine Liste aller Sammlungen die Sie entweder selbst erstellt haben oder zu denen Sie eingeladen wurden. Bei einer Sammlung handelt es sich im simpelsten Sinne um einen Ordner, der verschiedene Dokumente enthält. Dies ist zum einen nützlich um bei einer Vielzahl dieser den Überblick zu behalten und Dinge besser zu strukturieren. Zum anderen ist es möglich, ganze Sammlungen mit anderen Personen zu teilen. Jedes Dokument, das Sie in der Sammlung anlegen oder in diese verschieben ist von allen zugehörigen Personen einseh- und editierbar.

4. Suche

Über die Suche lassen sich schnell Dokumente und Dateien finden. Es können entweder alle Dokumente oder nur einzelne Sammlungen durchsucht werden.

Dokumente erstellen und bearbeiten

Nachdem ein Dokument erstellt oder ein bereits vorhandenes hochgeladen wurde und Sie dieses öffnen, so gelangen Sie in den Editor.

Der Text Editor von Google Docs ist simpel und übersichtlich

Der Text Editor von Google Docs ist simpel und übersichtlich

Dieser sieht je nach Datei die gerade bearbeitet wird ein bisschen unterschiedlich aus (es stehen andere Funktionen zur Verfügunt), das grundlegende Layout ist jedoch identisch. Die angebotenen Tools werden Ihnen aus der Office Suite oder anderen Textverarbeitungsprogrammen bekannt vorkommen und funktionieren nahezu identisch.

Dokumente und Sammlungen mit anderen Teilen

Ein Dokument mit anderen Personen zu teilen ist kinderleicht. Klicken Sie dazu im Editor auf den blauen Button in der rechten oberen Ecke des Fensters. Es öffnet sich ein Dialog:

Dokumente und Sammlungen einfach freigeben

Dokumente und Sammlungen einfach freigeben

Hier müssen Sie lediglich die E-Mail Adresse der Person mit der Sie das Dokument teilen wollen eingeben und die Einstellungen speichern. Die Person wird per E-Mail benachrichtigt und hat direkten Zugriff auf die Datei.

Tipp: Geben Sie eine persönliche Nachricht für den Empfänger ein, in der Sie das Dokument kurz beschreiben.

Wenn Sie eine ganze Collection freigeben wollen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Rechtsklick auf die Collection in der Sidebar
  2. Menüpunkt “Share” auswählen
  3. E-Mail Adressen der Personen eintragen
  4. Einstellungen speichern

Die Collection und alle darin enthaltenen Dokumente sind nun mit den angegebenen Personen geteilt und zum gemeinsamen Arbeiten bereit.

Gemeinsam an einem Dokument arbeiten

Eine weitere Funktion von Google Docs ist die gemeinsame Arbeit an ein und dem selben Dokument zur gleichen Zeit. Das bedeutet: Während Sie im einen Teil eines Textes etwas bearbeiten, kann Ihr VPA (Virtueller Persönlicher Assistent) an einem anderen Absatz arbeiten. Sie können sogar beide an einem Satz arbeiten.
Cursor verschiedener Farbe zeigen an, an welchen Stellen im Dokument andere Personen gerade arbeiten. Zusätzlich werden Änderungen in Real-Time übertragen und gesichert.

Sind meine Daten bei Google in der Cloud sicher? Sicherheit und Datenschutz

Einige Worte zum Thema Sicherheit, das ja vor allem bei Cloud Diensten oft diskutiert wird und welches natürlich auch bei iOutsource gerade im Umgang mit sensiblen Daten von oberster Bedeutung ist. Grundlegend ist festzuhalten: Daten sind auf den Servern von Google sicherer als auf einem privaten Server. Die Sicherheitsmechanismen die bei Google zum Einsatz kommen sind sehr ausgereift und werden ständig aktualisiert. Zusätzlich sind alle Verbindungen von Ihrem Computer zu Google per SSL (Secure Sockets Layer) verschlüsselt. Hierbei handelt es sich um den aktuellsten Stand der Verschlüsselung von Verbindungen im Internet.

Fakt ist jedoch wie immer: Mit entsprechendem Aufwand sind alle Dateien und Inhalte des WWW abrufbar. Die Frage ist jedoch, ob Ihre Daten den Aufwand wert sind. Allgemein lässt sich festhalten, dass Ihre Dokumente vertrauenswürdig behandelt werden.

Kurz und knapp: 3 Vorteile von Google Docs

  1. Nie mehr vergessen zu speichern: Alle Dokumente sind sicher und werden automatisch gespeichert
  2. Die Dokumente sind von überall erreichbar und können bearbeitet werden
  3. Gleichzeitiges Arbeiten an einem Dokument mit mehreren Personen

Google Docs ist für uns ein wichtiges Tool, welches es erlaubt schnell und effizient Dokumente mit mehreren Personen zu erstellen und aktuell zu halten. Probieren Sie es aus. Wir sind sicher, dass es Ihnen von großem Nutzen sein wird.

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, zögern Sie nicht eine E-Mail an hq@ioutsource.de zu senden oder unten ein Kommentar zu hinterlassen. Wir freuen uns, Ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.

Es ist bereits ein weiterer Artikel in Arbeit, in dem wir auf spezifischere Funktionen und Verwendungsmöglichkeiten von Google Docs eingehen, wie bspw.

  • Einbindung in Google Hangouts
  • Offline Nutzung von Docs auf dem Mac
  • Erstellung von Präsentationen
  • Inhaltsspezifische Formatierung von Tabellen

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