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Outsourcing mit Virtuellen Persönlichen Assistenten (VPAs)

Memo an den VPA – es liegt in meiner Verantwortung, für Effizienz zu sorgen

17. April 2012 in Allgemein,Outsourcing prinzipiell

In einem der ersten Artikel hier auf dem Blog ging es um das Thema: “It’s never the employee!” bzw. “Es liegt nie an den Angestellten“. Darin ging es darum, als “Chef” die Verantwortung dafür zu übernehmen, dass die Leute, die für mich und mit mir arbeiten, auch wissen, was ich von ihnen erwarte und WIE der Job zu erledigen ist.

Manche von uns hätten natürlich gerne, dass die Angestellten immer schon alles wissen und verstehen und sind genervt von Nachfragen bzw. wenn die Aufgaben nicht nach den eigenen (meist unausgesprochenen) Vorstellungen erledigt werden. Ich denke, “es liegt nie an den Angestellten” oder zumindest ist das eine gute Faustregel, die erst einmal geprüft werden sollte. Also, fassen wir uns zunächst an die eigene Nase: Habe ich das entsprechend dem Kenntnisstand meines Mitarbeiters gut erklärt? Verfügt er über alle nötigen Informationen? Waren meine Anweisungen präzise und deutlich?

Wenn nicht, dann muss ICH nachbessern. Hier ein Beispiel aus meiner eigenen Arbeit von heute, gerade eben:

Ich hatte gerade einen Chat in Skype mit meinem VPA. Plötzlich bekomme ich auf eine einfache Frage keine Antwort.
Ich warte. Frage “hallo!?”.
VPA so: “Ich bin beschäftigt und gerade etwas abgelenkt.”
Dann geht es weiter und ich schreibe, was er tun soll.
Er dann: “Bitte schreib mir ‘ne Mail, damit ich das nicht vergesse.”

Ich habe das IN DIESEM EINEN FALL dann auch gemacht. Die zweite Mail, die ich aber sofort geschrieben habe, war:

Hallo …,

ich möchte Dich bitten, dass, wenn sich aus Unterhaltungen, die wir miteinander haben, Aufgaben für Dich ergeben – sei es im Skype oder am Tel oder sonstwie – Du in Zukunft diese Aufgaben in Asana notierst. (redaktionelle Anm.:  Das ist die Software, die ich zur Projektverwaltung und Organisation nutze. Artikel darüber finden Sie auf diesem Blog hier

Weiter bitte ich Dich, nur dann mit mir zu kommunizieren, wenn Du in der Lage bist, Dich auf die Kommunikation zu konzentrieren und eben auch entsprechend Aufgaben aus dem Gespräch notieren kannst usw.

Bist Du gerade beschäftigt, teile mir dies unverzüglich mit. Ich bin kein Fan von geteilter Aufmerksamkeit und möchte Folgefehler aus solcher Art von Arbeit weitmöglichst vermeiden.

Vielen Dank und auf eine effiziente Kooperation

Nico

Es liegt an denen, die die Aufgaben vergeben und die Regeln festlegen, dafür zu sorgen, dass die Empfänger eine faire Chance haben, alles unseren Vorstellungen entsprechend umzusetzen. Ich habe also nachgebessert. Ich erwarte, dass das von nun an funktioniert.

Was halten Sie von dieser Art von Problemen und wie gehen Sie in Ihrer Arbeit oder in Ihrem Unternehmen damit um? Schreiben Sie einen kleinen Kommentar. Ich würde mich freuen, weiteren Input zu bekommen.

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