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Outsourcing mit Virtuellen Persönlichen Assistenten (VPAs)

Projektmanagement und Teamkoordination mit Asana

9. März 2012 in Tools

Seit ein paar Wochen organisiere ich meine Kooperation in verschiedenen Teams mit asana. Nachdem der Name der web-basierten Software einige Male erwähnt wurde, haben wir uns entschieden, asana etwas genauer unter die Lupe zu nehmen. Alle bisherigen Lösungen, Teams zu koordinieren und ein agiles Zusammenarbeiten zu realisieren, waren nicht besonders überzeugend. Wir hatten uns mit diversen To-Do-Listen (Wunderlist, Do, etc.) beschäftigt und uns dann weiter in Richtung von Tools umgetan, die Projekte verwalten können, wie beispielsweise Basecamp, Kickoff, Interstate, usw. (auch hatten wir lange auf Wunderkit gehofft, waren aber nach dem Release recht enttäuscht). Noch etwas weiter hatten wir unsere Recherche getrieben, um einen SCRUM-Ansatz in den Projekten zu ermöglichen. Die meisten von uns dazu (an)getesteten Lösungen sind aber recht technisch (Installation auf dem eigenen Server), wenig ästhetisch und meisten etwas überdimensioniert.
Auf unserer Wunschliste stand eine möglichst Plattform-unabhängige Benutzung (MAC OS, iOS, Android, Windows) und selbstverständlich eine unkomplizierte Möglichkeit der Synchronisierung zwischen den verschiedenen Geräten und Nutzern.

Bevor ich näher ausführe, was uns an asana derzeit überzeugt, noch ein paar Worte zu den für nicht passend befundenen Tools.

To-Do Listen Apps

Ich würde mittlerweile sagen, dass die meisten To-Do Listen Apps wie z.B. Wunderlist ganz nett sind, aber in den meisten Fällen eben einfach Listen von Aufgaben abbilden, die ggf. noch ein Fälligkeitsdatum einstellen lassen. Was man hier schnell vermisst, ist eine Verschlagwortung – also die Möglichkeit der Nutzung von “Tags” – oder auch die mögliche Darstellung der Abhängigkeiten von Tasks untereinander.

Projektmanagement-Software

Kann ja nicht so schwer sein, dachte ich. Es muss doch eine ganze Menge Leute geben, die hier ein ähnliches Problem bzw. einen ähnlichen Anspruch haben. Angefangen habe ich gleich mal mit Basecamp von 37Signals. Ich muss sagen, ich finde das Buch “Rework” (engl. / dt. / Kindle) großartig und mag die ganze Philosophie, aber Basecamp hat es nicht gebracht. Mal sehen, ob die neue, überarbeitete Version das ändert.

Andere Lösungen waren in manchen Aspekten sehr ausgereift, in anderen aber sehr umständlich. Zudem habe ich alles live getestet, d.h. direkt versucht, ein laufendes Projekt oder zumindest Teile davon über die Apps zu managen. Dabei hat sich auch schnell gezeigt, wie einfach oder kompliziert der Einstieg in die jeweilige Software ist. Schließlich gilt es zu bedenken, dass auch zukünftige Teammitglieder schnell und unkompliziert aufgenommen werden können.

Asana – angekommen

Was man asana sofort anmerkt, ist, dass es von Leuten, die produktiv arbeiten, für Leute, die produktiv arbeiten wollen, gemacht ist. Das schlanke und schlichte Design der Web-Applikation lässt sich mit Shortcuts bedienen, die recht praktisch am unteren Bildrand permanent eingeblendet werden. Dazu gibt es eine Reihe von kurzen Videos, die überzeugend darstellen, wie elegant man die persönlichen und team-bezogenen Aufgaben verwalten kann. Wir haben ein paar der Videos gleich mehrmals angesehen und im Detail studiert, um von den Profis ein paar Tricks abzuschauen, die für unsere Arbeitsweise sehr geeignet sind.

Mittlerweile habe ich einige Leute mit nach asana geholt, u.a. meinen VPA. Die Software ist gerade erst im November 2011 offiziell gelauncht und wird stetig verbessert und erweitert. Es gibt eine iPhone sowie eine iPad App mit eingeschränktem Funktionsumfang (nicht nativ, also auch nur online nutzbar). Aber ich werde mich nicht beschweren. Das ist alles aktuell kostenlos und dafür wirklich High Value.

Der Umgang mit asana entwickelt sich auch für mich und in den Teams weiter. Ich werde bei Gelegenheit einige Beispiele für die kleinen Tricks im Umgang mit der Software beschreiben, die uns die Arbeit erheblich erleichtern und übersichtlicher machen.

Kennen Sie asana oder nutzen Sie eines der anderen Tools? Wie sind die bisherigen Erfahrungen?

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