In unserem Blog geht’s um:
Outsourcing mit Virtuellen Persönlichen Assistenten (VPAs)

Toolbox für die Zusammenarbeit mit Ihrem Virtuellen Assistenten

18. April 2012 in Allgemein,Tools

In diesem Artikel möchte ich Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Tools geben, die Sie für eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrem VPA nutzen sollten. Wofür die einzelnen Tools im Einzelnen eingesetzt werden und welche kleinen aber feinen Tricks wir jeweils noch nutzen können, erfahren Sie in den zugehörigen Beiträgen oder in unserem Outsource-Coaching.

Essentielle Tools

E-Mail

Ich denke, dass wir E-Mail an sich wohl nicht vorstellen müssen. Stattdessen möchte ich an dieser Stelle kurz aufzuzeigen, wofür wir E-Mails einsetzen wollen und wofür lieber nicht. Dadurch, dass quasi jeder E-Mail nutzt, wird es auch für quasi alle Zwecke genutzt. Das ist nicht unbedingt eine gute Lösung.

Wann E-Mails schreiben?

E-Mail ist ein passives Kommunikationsmedium, d.h. Sie schreiben eine Mail und der oder die Empfänger lesen (und ggf. beantworten) diese zu einem späteren Zeitpunkt ihrer Wahl. Aus diesem Gesichtspunkt betrachtet, machen E-Mails dann am meisten Sinn, wenn wir keine direkte Reaktion oder Antwort benötigen bzw. wenn wir dem oder den Empfängern offen lassen möchten, wann diese sich mit unserer Nachricht beschäftigen. Im Gegensatz zu Telefonanrufen unterbrechen E-Mails unsere Kommunikationspartner nicht – das ist in Hinsicht auf Produktivität und Fokus sehr wichtig.

Wahl des E-Mail Programms (auch: E-Mail Client)

Für den Otto-Normal-Verbraucher spielen die Unterschiede der gängigen E-Mail Programme kaum eine Rolle. Für den Einsatz von Virtuellen Persönlichen Assistenten und die reibungslose Zusammenarbeit dagegen, lohnt es sich unter Umständen, wenn wir uns die Mühe machen und etwas genauer prüfen, was sich hier machen lässt. Besonderes Augenmerk gilt hier dem E-Mail Client von Google “Google Mail”. Ohne hier ins Detail zu gehen, kann ich sagen, dass es ein paar entscheidende Vorteile bei Googles Mail-Lösung gibt. Die VPAs bei Strandschicht nutzen meist den Open-Source Client “Mozilla Thunderbird“, der aus der gleichen Familie wie der beliebte Browser “Firefox” stammt . Thunderbird kann mit diversen Plugins erweitert werden und bietet ähnlich fortschrittliche und praktische Features wie GMail.

Videotelefonie und Chat

Skype ist der Klassiker der Videotelefonie und bietet gleichzeitig Chat-Funktion (Sofortnachrichten / Instant Messaging). Der Dienst ist kostenlos nutzbar und sicher (verschlüsselt). Viele fragen sich bei Skype vielleicht, wie sicher das Telefonieren am Computer eigentlich ist. Kann das abgehört werden? Ist es sicher dort, sensible Daten und Informationen auszutauschen?

Ich habe die Frage mit der Sicherheit im Vergleich zur konventionellen Telefonverbindung mal an meinen VPA als Recherche-Auftrag gegeben.
Das Ergebnis, ich zitiere:

“Skype ist relativ sicher, aber mit hohem Aufwand auch abhörbar.”

Quellen: Sicherheit bei Skype und zu der Frage nach dem hohen Aufwand, heisst es hier in einem recht aktuellen Artikel auf Gulli.com : “Zwei Einsätze kosteten insgesamt 36.975 Euro”
Sind Ihre Informationen einen solchen Aufwand wert? Wenn ja, Glückwunsch.

Persönlich muss ich sagen, dass ich das User-Interface von Skype nicht gerade übersichtlich oder praktisch finde. Der größte Vorteil von Skype ist, dass es so verbreitet ist.
Google holt aber mit Google Hangouts immer weiter auf. Hier ist eine Video-Konferenz mit bis zu zehn Teilnehmern möglich (was bei Skype nur Nutzern erlaubt wird, die für den Service bezahlen). Zudem lassen sich mittlerweile Google Docs und Notizen integrieren. Weitere Möglichkeiten kommen laufend hinzu. Damit ist Google Hangout wohl der bessere Video-Chat, gerade dann, wenn man mit anderen zusammenarbeitet, die weit entfernt sind.

Dropbox

Dropbox hat sich auf beeindruckende Weise verbreitet und wird heute von mehr als 50 Millionen Menschen weltweit genutzt. Mit dem Service, der ebenfalls kostenlos genutzt werden kann, lassen sich Dateien auf mehreren Computern/Geräten miteinander synchronisieren bzw. sind von überall aus per App oder Browser erreichbar. Insbesondere ist die Möglichkeit, Ordner für andere freizugeben und synchron zu halten, für Kooperation mit Menschen, die sich an unterschiedlichen Orten aufhalten, interessant.

Warum Dropbox im Einsatz mit Virtuellen Persönlichen Assistenten so hilfreich ist, habe ich hier bereits beschrieben: “Tools für die Zusammenarbeit mit VPAs (Virtueller Persönlicher Assistent) – Dropbox

Google Docs

Google Docs sind eine “abgespeckte” Variante der Programme, die die meisten von uns als Microsoft Office kennen oder kennengelernt haben. In Google Docs können Sie ohne Installation von Software, direkt im Browser, Textdokumente (=Word), Tabellen (=Excel), Präsentationen (=Powerpoint) und weitere Dokumente anlegen und bearbeiten. Es lassen sich alle gängigen Formate importieren, teilweise auch exportieren (Microsoft Office, Apple iWork) und ebenfalls PDFs verarbeiten.
Viel wichtiger ist aber: Google Docs erlaubt das gemeinsame Bearbeiten und Einsehen der Dokumenten in Echtzeit. Das bedeutet, dass Sie mit anderen gleichzeitig an den Dateien arbeiten können (online). Dadurch erübrigt sich ein ständiges Hin- und Herschicken der Dokumente und wir verhindern, dass eine Tabelle oder ein Textdokument irgendwann in mehreren unterschiedlichen Varianten vorliegt, von denen dann keiner mehr weiß, welche (oder noch schlimmer welche Teile von welcher Version) der aktuelle ist.

Mehr zu Google Docs erfahren Sie in unserem Artikel “Gemeinsam an Dokumenten und Tabellen arbeiten: Google Docs“.

Jing oder Camtasia

Auf den Einsatz von Screencapture Software (Jing) sind wir in dem Beitrag “Video-Anleitungen für Ihren Virtuellen Persönlichen Assistenten erstellen” eingegangen. Wer seine ersten Erfahrungen mit Screencasts gemacht hat und alles gerne etwas schicker und professioneller hätte, sollte sich das kostenpflichtige Camtasia (Win/Mac) anschauen. Mit Camtasia lassen sich unter Windows und Mac OS hoch-qualitative Screencasts produzieren. Dabei kann auf eine Vielzahl von Effekten zugegriffen werden. Einige Features und Möglichkeiten sind nicht nur schön anzusehen, sondern können tatsächlich die “Wirkung” des Screencast erhöhen bzw. die Anschaulichkeit und Verständlichkeit verbessern.
Eine professionelle Screencast-Software wie Camtasia eignet sich neben dem Erstellen von Tutorials und Video-Anleitungen auch hervorragend für die Produktion von How-To-Videos für das eigene Blog.

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  1. Die ersten Schritte mit Ihrem VPA (Virtueller Persönlicher Assistent)

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