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Outsourcing mit Virtuellen Persönlichen Assistenten (VPAs)

Tools für die Zusammenarbeit mit VPAs (Virtueller Persönlicher Assistent) – Dropbox

24. März 2012 in Allgemein,Tools

Ein gemeinsamer Ordner für Sie und Ihren VPA

Der kostenlose Service Dropbox ist ein absolutes Muss und eine Top-Empfehlung für die unkomplizierte Zusammenarbeit mit Ihrem Virtuellen Persönlichen Assistenten bzw. Ihrem Team an VPAs. Für alle die, die mit dieser kleinen Software noch nicht vertraut sind, ein kleiner Überblick:

Dateien gemeinsam nutzen ohne lästiges Hin- und Herschicken per E-Mail

Bevor wir Dropbox herunterladen, installieren und einrichten, lassen Sie uns kurz das angestrebte Ergebnis betrachten. Wir möchten folgendes erreichen:

  • Einen Ordner auf dem eigenen PC oder MAC, der sich 1:1 gespiegelt auf dem Computer des VPA befindet, d.h. alles, was Sie oder Ihr Assistent in den Ordner legen, erscheint binnen Sekunden beim anderen Teilnehmer (wird synchronisiert)
  • Der Ordner ist zusätzlich auf den Servern von Dropbox gespeichert, also “in der Cloud” online verfügbar. Das bedeutet, dass die darin liegenden Dateien von jedem Computer, Tablet oder Smartphone aus erreichbar sind, WENN man die entsprechenden Zugangsdaten hat.

Download und Installation – geht schnell und einfach

Tools für VPA Dropbox

Hier die Dropbox Startseite mit dem Video und dem Button zum Herunterladen

  1. Klicken Sie zunächst hier auf Dropbox, um auf die Webseite zu gelangen. Sie können sich gerne das kleine Video ansehen, welches erklärt, wozu und wie Sie Dropbox noch nutzen können.
  2. Klicken Sie unterhalb des Video auf “Herunterladen” und folgen Sie den Installationsanweisungen.
  3. Dropbox wird installiert und anschließend werden Sie aufgefordert, eine E-Mail Adresse und ein Passwort anzugeben. Fertig!

Vom VPA zu einem Ordner einladen lassen

Auf der Webseite von Dropbox, können Sie nach dem Einloggen in der linken Spalte diesen Button sehen:

Dropbox Sharing VPA

im Menü links: Sharing

Nachdem Sie dort klicken und auf die “Sharing”-Ansicht gewechselt haben, finden Sie den Button:

Dropbox VPA

Neuer geteilter Ordner

Alternativ können Sie links neben jedem bereits angelegten Ordner, über “Optionen” diesen freigeben und Ihren Virtuellen Persönlichen Assistenten oder andere Teammitglieder dazu einladen. Alle haben dann Zugriff, können Dateien dort ablegen, ändern und einsehen.
Selbstverständlich können Sie Mitglieder auch auf diese Weise ändern oder entfernen.

Dropbox Freigabe

Einladen und Freigabe bei Dropbox

Die einfachste und bequemste Variante nach der Installation einen Ordner gemeinsam mit Ihrem VPA zu nutzen, ist, sich von Ihrem Assistenten direkt dazu einladen zu lassen. Da alle VPAs Dropbox nutzen, ist das schnell erledigt. Schreiben Sie Ihrem Assistenten, dass er einen Ordner mit dem Namen Ihrer Wahl (“Assistenz”, “VPA” oder was Ihnen am besten gefällt) anlegen und Sie dazu einladen soll. Sie müssen lediglich die E-Mail Adresse, die sie bei der Einrichtung von Dropbox vergeben haben, Ihrem VPA mitteilen.

Gemeinsam genutzten Ordner freigeben

Nach der Installation erscheint das kleine Dropbox-Symbol in der Menüleiste. Mit Rechtsklick können Sie das Dropbox-Menü aufrufen und den “Dropbox Order öffnen”. Hier befinden sich bereits einige Ordner wie zum Beispiel “Bilder” oder “Öffentlich”. Sie können wie gewohnt hier einen weiteren, neuen Ordner anlegen. Jeder Ordner und alle Unterordner in diesem Verzeichnis lassen sich mit anderen teilen.

Dateien auf der Webseite von Dropbox im Browser ansehen

Parallel zu dem Verzeichnis Dropbox auf Ihrem Computer lassen sich alle Daten auch im Browser betrachten. Gehen Sie auf die Dropbox.com und loggen Sie sich rechts oben ein. Sie sehen dann alle Ordner und Dateien, die sich in dem Dropbox Verzeichnis auf Ihrem Rechner befinden auch in Ihrem Browser.
Hier ist wichtig:
Die Ordner, die nur Sie privat/alleine nutzen, sehen so aus

Dropbox Outsourcing

Dropbox Ordner privat

Die Ordner, die Sie mit anderen teilen (oder die mit Ihnen geteilt wurden), sehen so aus

Outsourcing Dropbox

Dropbox Ordner geteilt

Dropbox mit dem VPA nutzen

Sobald Sie den gemeinsamen Ordner mit dem VPA bzw. Ihrem Team eingerichtet haben, legen Sie und der Assistent alle für die Zusammenarbeit relevanten Daten dort ab. Das erspart, alles per Mail zu verschicken. Und noch viel besser: Wenn Sie zum Beispiel eine Tabelle anlegen, an der Ihr VPA dann weiterarbeitet oder Recherche-Ergebnisse einträgt, haben beide immer die aktuelle Version. Das bedeutet: Jedes Mal, wenn der Assistent etwas einträgt oder ändert und auf “Speichern” drückt, haben Sie beinahe augenblicklich die neueste Version der Datei.

Ich empfehle Ihnen, in diesem Ordner all das abzulegen, was für die gemeinsame Arbeit wichtig ist. Ein Sonderfall sind Passwörter und Zugangsdaten. Dafür haben wir uns aber auch etwas einfallen lassen, dass wir in einem kommenden Artikel im Detail vorstellen werden. Tragen Sie sich gleich mit Ihrer E-Mail Adresse in den Newsletter ein, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Wenn Sie Fragen, Tipps oder eigene Erfahrungen mit der Nutzung von Dropbox haben, hinterlassen Sie bitte einen Kommentar!

Verwandte Beiträge:

  1. Die ersten Schritte mit Ihrem VPA (Virtueller Persönlicher Assistent)

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Norman Schur 29. März 2012 um 17:48

Einen alternativen Tipp habe ich noch für alle, welche die Dropbox-typische Einschränkung auf einen Ordner nervt:

Syncplicity erlaubt Synchronisierung und Online-Backup von mehreren unabhängigen Ordnern.

So bleibt die interne Ordnerstruktur unangetastet.

Viele Grüße,

Norman

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Nico 29. März 2012 um 20:17

Hallo Norman,
danke für den Tipp. Ich habe mir gerade mal die Website von Syncplicity angesehen. Für alle Interessierten hier auch gleich der Link: Syncplicity
Das sieht ganz gut aus. Ich werde mir das die Tage mal genauer ansehen, aber auf den ersten Blick verstehe ich das so, dass die Free Version eher eine Backup- und Access-Lösung für Einzelne ist. Scheint aber dennoch interessant, vor allem wegen der Möglichkeit, mit Google Docs zu synchronisieren und diese offline zu bearbeiten. Werde ich mal genauer testen. Aktuell habe ich dazu noch InSync im Einsatz. Wenn ich mir einen Überblick verschafft habe, schreibe ich Unterschiede und Gemeinsamkeiten noch mal zusammen.

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