In unserem Blog geht’s um:
Outsourcing mit Virtuellen Persönlichen Assistenten (VPAs)

Video-Anleitungen für Ihren Virtuellen Persönlichen Assistenten erstellen

8. April 2012 in Tools

Wenn Sie die Aufgaben und Arbeitsabläufe, die Sie bisher selbst erledigt haben (oder selbst erledigen könnten) an Ihren VPA abgeben, müssen Sie in den meisten Fällen eine Art von Anleitung erstellen. Manchmal geht das recht einfach per Mail, aber oft ist es so, dass man sich denkt: Wenn ich das meinem VPA schnell mal zeigen könnte, wäre das alles viel einfacher und unkomplizierter.
Dafür gibt es Screencasts, also Video-Aufnahmen des eigenen Bildschirms, die sich mit etwas Übung im Handumdrehen erstellen lassen.

Screencast-Videos für den VPA

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, den Bildschirminhalt des eigenen PCs oder Laptops aufzunehmen. Unter Mac OS X beispielsweise kann die im System enthaltenen Software “QuickTime Player” genutzt werden, die ich auch schon in dem Artikel “Aufgaben und Diktate per Diktiergerät an den Persönlichen Assistenten schicken” in Gebrauch hatte.
Auf der Apple Support Seite im “Mac-Grundkurs: QuickTime Player” heisst es recht treffend für unseren Zweck:
“Sie können mit QuickTime Player in Mac OS X Lion eine Video-Aufnahme Ihres Bildschirms oder eines Bildschirmauszugs machen und zur späteren Anzeige als Filmdatei sichern. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie anderen zeigen möchten, wie man eine Aufgabe oder einen Arbeitsablauf durchführt oder eine Schulung halten möchten.”
Genau das wollen wir: jemand anderem zeigen, wie man eine Aufgabe oder einen Arbeitsablauf durchführt. Mit dem QuickTime Player geht das, ist aber dann später beim Exportieren und Versenden des Videos etwas komplizierter als die folgende, von mir favorisierte Vorgehensweise.

Video-Anleitungen mit Jing

Jing ist eine kostenlose Software, mit der sich bis zu fünf Minuten lange Bildschirmaufnahmen erstellen lassen. Fünf Minuten sind für die meisten Zwecke ausreichend. Wer wirklich mehr braucht, kann für den Service bezahlen oder einfach die Video-Anleitung in mehrere kleine Portionen zerlegen.
Auch mit Jing ist es selbstverständlich möglich, den ganzen Bildschirm oder nur einen Ausschnitt des Bildschirms aufzuzeichnen.

Bildschirmausschnitt aufnehmen mit Jing

Bildschirmausschnitt aufnehmen mit Jing

Und damit das auch erwähnt ist: natürlich zeichnen wir den Ton ebenfalls auf. In den meisten modernen Computern ist ein Mikrofon verbaut. Andernfalls empfiehlt sich ein Headset zu nutzen, um damit Qualität und Verständlichkeit für den Empfänger zu gewährleisten.

Kleiner Tipp: Jing hat links unten einen Knopf, um die Aufnahme zu pausieren. Wenn ich während der Aufnahme zum Beispiel noch eine andere Datei suchen muss oder selbst kurz überlegen, wie es weitergeht, empfiehlt es sich, hier kurz zu pausieren, damit die Video-Anleitung selbst möglichst kurz und knackig bleibt.

Es gibt natürlich noch viel ausgefeiltere Software für Screencasts, mit der man beispielsweise auch sich selbst per Webcam mit einblenden kann und umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten hat. Aber das ist alles für unseren Zweck hier erstmal überdimensioniert. Ich will die Videos nicht weiter bearbeiten oder schneiden. Entweder klappt alles beim ersten Mal oder ich nehme eben schnell einen zweiten Anlauf. Bei einem Video von maximal fünf Minuten ist das kein großer Zeitverlust.

Ein entscheidender Vorteil von Jing liegt aus meiner Sicht vor allem darin, dass ich alle Aufnahmen mit einem Klick auf die Server bei Screencast.com laden kann. Die einzelnen Videos lassen sich nach Wunsch benennen, in Ordnern ablegen und ich erhalte einen Link, den ich meinem VPA schicke, so dass er das entsprechende Video direkt im Browser ansehen kann. Somit sparen wir uns, die Dateien per Mail oder Dropbox auszutauschen und haben auf alles online Zugriff.

Jing herunterladen und installieren (Beispiel-Video)

Ich dachte mir, ich schlage zwei Fliegen mit einer Klappe und nehme die Installation von Jing gleich als Beispiel-Video.

Es folgen drei Videos. Im ersten zeige ich, wie man Jing herunterlädt:

Jing herunterladen (Sie können einfach auf das Bild klicken)

wie man Jing herunterlädt

wie man Jing herunterlädt

 

URLs, die ich im Video erwähne:

  • http://www.techsmith.com/jing.html
  • http://www.techsmith.com/download/jing/default.asp

Und so sieht der Link aus, den man anschließend per Mail verschicken kann:

http://www.screencast.com/t/XiaAEtPq7vPx

Als nächstes zeige ich, wie die Web-Oberfläche von Screencast.com aussieht, wohin ich das Video direkt nach der Aufnahme hochgeladen habe:

Jing Video auf Screencast bzw. als Link zum Verschicken http://www.screencast.com/t/vS9NoUtPaa7a
(Sie können einfach auf das Bild klicken)

Jing Video auf Screencast

Jing Video auf Screencast

Ich denke, dass das einen guten Einstieg in die Nutzung von Bildschirmaufnahmen in der Kooperation mit dem VPA ergibt. Selbstverständlich muss jeder das ein paar Mal machen, bis man alle Feinheiten im Griff hat. Ich habe die Videos jeweils mit mehr als einem Versuch aufgenommen. Vermutlich gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder man wird immer besser beim Aufnehmen der Videos (Übung) oder man verliert den Ehrgeiz, ein perfektes Video aufzunehmen und begnügt sich mit einem Ergebnis, dass alle wichtigen Infos verständlich enthält.

Bei Fragen, Vorschlägen oder eigenen Erfahrung mit Screencast-Software und VPAs, bitte einen Kommentar hinterlassen oder einfach per E-Mail melden. Ich bin auf Ihre Anwendungen und Erfahrungen gespannt.

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{ 2 Kommentare… Unten lesen oder Kommentar hinzufügen }

Julian 18. April 2012 um 08:34

Hallo Nico,
ich habe mir die beiden Videos gerade angeschaut. Sieht nach einer wirklich schnellen und dabei wirkungsvollen Lösung aus. Einige deutsche User werden hier allerdings mit der englischen Menüführung Probleme haben.

Ich selbst finde, dass Camtasia für Mac das mit Abstand beste Programm für Bildschirmaufnahmen ist.

Ich denke, dass Jing genial ist um “mal eben schnell” meinem VPA zu erklären wie etwas funktioniert. Dafür werde ich es sicher auch nutzen. Wenn ich hingegen einen Videokurs produziere komme ich um eine professionelle Screencast Software nicht herum : )

Viele Grüße,
Julian

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Nico 18. April 2012 um 14:47

Hi Julian,
danke für das Feedback. Ich werde mal zusehen, dass ich noch zusätzlich deutsche (Windows) Versionen der beiden Videos machen lasse und den Artikel dementsprechend ergänze.
Wie Du mit Camtasia zaubern kannst, hat man ja in Deinem letzten Video über Facebook-Listen gesehen. Das ist natürlich schon deluxe! Da weiß ich ja, wen ich fragen kann.

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